« Émettre les factures obligatoires sans interrompre l'activité » : les questions 7 à 16 du guide de démarrage de l'administration

7. « Je suis soumis à l'obligation d'émission dès le 1er septembre 2026 : que dois-je faire si mon dispositif n'est pas totalement stabilisé ? »

Le guide répond : « À compter du 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire sont tenues d'émettre leurs factures électroniques par l'intermédiaire d'une plateforme agréée pour les opérations entrant dans le champ de la réforme. Cette obligation n'est pas suspendue par les difficultés de démarrage que peuvent rencontrer l'entreprise, son prestataire ou son système d'information. »

Il poursuit : « Si le dispositif de l'entreprise n'est pas totalement stabilisé, l'entreprise doit avancer selon une logique de mise en conformité effective : utiliser le circuit électronique pour les flux qui peuvent déjà être traités, corriger les difficultés identifiées sur les autres flux et documenter les actions engagées. »

Il poursuit : « L'entreprise ne doit donc pas attendre que l'ensemble de son dispositif soit parfaitement stabilisé pour commencer à émettre électroniquement. Elle doit au contraire basculer les flux prêts, prioriser les volumes les plus importants ou les plus sensibles et organiser le traitement des situations résiduelles. Lorsque le circuit attendu par la réforme ne peut pas être utilisé immédiatement pour une facture ou un flux déterminé, l'entreprise doit rechercher une solution permettant d'éviter une rupture de facturation, un blocage de paiement ou une difficulté de trésorerie. La transmission par un canal alternatif peut alors permettre d'assurer la continuité du traitement de la facture. Pour les entreprises soumises à l'obligation d'émission électronique, cette transmission ne se substitue pas au circuit prévu par la réforme : »

Il poursuit : « une régularisation par la transmission de la même facture électroniquement est préférable, mais n'est pas requise systématiquement. Il est par contre important d'être capable de démontrer qu'une trajectoire active de mise en conformité est engagée et poursuivie, notamment lorsque la facture n'est pas régularisée électroniquement. »

8. « Je suis prêt sur une partie seulement de mon périmètre de facturation : dois-je attendre que tout soit prêt pour commencer à émettre ? »

Le guide répond : « Non. Une entreprise soumise à l'obligation d'émission ne doit pas attendre que l'ensemble de son périmètre soit prêt pour commencer à utiliser la facturation électronique. »

Il poursuit : « Lorsque certains flux, certaines entités, certains clients ou certaines catégories de factures sont prêts, l'entreprise doit les faire entrer dans le circuit électronique. Le fait qu'une partie du périmètre reste en cours de stabilisation ne justifie pas de différer la bascule des flux qui peuvent déjà être émis correctement. »

Il poursuit : « En pratique, l'entreprise doit distinguer les flux déjà prêts, qui doivent entrer dans le circuit électronique, et les flux encore en cours de stabilisation, qui doivent faire l'objet d'un plan de traitement identifié. Les difficultés rencontrées doivent être documentées, les solutions temporaires limitées au périmètre réellement concerné, et les régularisations nécessaires organisées dans les meilleurs délais. »

Il poursuit : « Cette approche permet de concilier l'obligation légale, la réalité opérationnelle de la bascule et la continuité de l'activité. Elle permet également de démontrer que l'entreprise n'est pas dans une logique d'attente ou d'évitement, mais dans une trajectoire active de mise en conformité. »

9. « Puis-je continuer à envoyer des factures par mail, PDF ou papier après le 1er septembre 2026 ? »

Le guide répond : « Pour les entreprises soumises à l'obligation d'émission dès le 1er septembre 2026, les factures entrant dans le champ de la réforme doivent être émises, transmises et reçues par l'intermédiaire d'une plateforme agréée. La transmission par mail, PDF, papier ou par un autre canal habituel ne constitue donc pas le mode cible de transmission des factures concernées. Elle ne satisfait pas à l'obligation spécifique de transmission électronique applicable aux entreprises concernées. Cela ne signifie pas qu'une facture transmise par un canal habituel serait dépourvue d'effet. Lorsqu'elle correspond à une opération réelle et comporte les informations nécessaires, elle peut permettre d'assurer la continuité du traitement, du paiement et de la relation commerciale. Lorsque le circuit attendu n'a pas pu être utilisé immédiatement, l'entreprise peut poursuivre la transmission électronique de la même facture ou organiser sa régularisation dans les meilleurs délais. Cette régularisation vise notamment à assurer la transmission des données attendues à l'administration et à replacer le flux dans le circuit prévu par la réforme. »

Il poursuit : « En revanche, une entreprise soumise à l'obligation d'émission électronique ne peut pas organiser durablement son fonctionnement cible en dehors du dispositif, sans démarche de mise en conformité ni régularisation. Il est important d'être capable de démontrer qu'une trajectoire active de mise en conformité est engagée et poursuivie, notamment lorsque la facture n'est pas régularisée électroniquement. »

Il donne ces références : « art. 289 bis du Code général des impôts ; calendrier officiel de mise en œuvre de la réforme. »

10. « Que faire si l'annuaire ou les informations disponibles ne permettent pas d'identifier correctement la plateforme de réception de mon client ? »

Le guide répond : « L'annuaire a pour objet de permettre l'adressage des factures électroniques vers la plateforme de réception du destinataire. Il est mis à disposition des plateformes agréées et recense les informations nécessaires à cet adressage. »

Il poursuit : « Si l'entreprise ne parvient pas à identifier correctement la plateforme de son client, elle doit d'abord vérifier les informations utilisées : SIREN, SIRET, établissement destinataire, dénomination, données contractuelles ou données communiquées par le client. Elle doit également se rapprocher de sa plateforme ou de son prestataire pour déterminer si la difficulté tient à une donnée erronée, à une absence de mise à jour ou à une difficulté de routage. »

Il poursuit : « Lorsque la difficulté persiste, l'entreprise doit prendre contact avec son client pour confirmer les informations de réception attendues. Cette démarche doit être tracée. »

Il poursuit : « Si la facture doit être transmise rapidement pour éviter un blocage d'activité ou de trésorerie, un canal habituel peut être utilisé pour porter la facture à la connaissance du client. Cette transmission doit être comprise comme une mesure de continuité, non comme une nouvelle facture distincte. L'entreprise peut ensuite poursuivre la transmission électronique de la même facture ou organiser sa régularisation, dès que l'identification du destinataire ou le routage redevient possible. L'entreprise doit également veiller à ne pas multiplier systématiquement les envois par plusieurs canaux. L'envoi d'un double par mail ou PDF doit être réservé aux situations dans lesquelles il est utile à la continuité du traitement ou demandé par la situation opérationnelle. Lorsque le flux électronique peut être suivi par les statuts disponibles, ces statuts doivent être exploités pour apprécier si un envoi complémentaire est réellement nécessaire. »

11. « Que faire si ma facture est rejetée par ma plateforme ou par celle du destinataire ? »

Le guide répond : « Le rejet d'une facture doit être traité comme un incident à corriger, non comme une raison de suspendre durablement la facturation. »

Il poursuit : « Le rejet par une plateforme correspond à une difficulté de transmission ou de contrôle : erreur de format, donnée obligatoire absente ou incohérente, identification incorrecte d'une partie, difficulté de routage, anomalie bloquante ou contrôle non conforme. Il ne doit pas être confondu avec le refus de la facture par l'acheteur, qui relève d'un statut de cycle de vie distinct. »

Il poursuit : « L'entreprise doit d'abord identifier la cause du rejet. Lorsque l'erreur lui est imputable, elle corrige la facture et la transmet à nouveau par le circuit électronique. Lorsque la difficulté concerne le circuit de transmission, les données de réception ou le routage, elle se rapproche de sa plateforme, de son prestataire ou de son client pour résoudre la difficulté. »

Il poursuit : « L'entreprise conserve les éléments permettant de comprendre le rejet et sa correction : facture concernée, statut ou message de rejet, cause du rejet lorsqu'elle est connue, démarches engagées, facture corrigée ou régularisée, et échanges avec la plateforme, le client ou le prestataire. Lorsque le rejet empêche le destinataire de disposer de la facture et que la transmission est nécessaire pour éviter un blocage d'activité, de paiement ou de trésorerie, l'entreprise peut transmettre un double de la facture par un canal alternatif. Cette transmission doit être clairement rattachée à la facture concernée. Les règles relatives aux duplicatas, aux copies de continuité et à la prévention des doublons sont précisées dans la réponse à la question « Comment éviter les doubles paiements, les doubles comptabilisations ou les doubles déclarations en cas de réémission ou de régularisation ? ». Afin de pouvoir documenter sa trajectoire de mise en conformité, l'entreprise doit prendre toutes les actions correctives nécessaires pour éviter les rejets. »

12. « Que faire si l'acheteur refuse ma facture ? »

Le guide répond : « Le refus par l'acheteur doit être distingué du rejet par une plateforme. Il ne s'agit pas d'une anomalie technique de transmission, mais d'un statut de cycle de vie indiquant que l'acheteur refuse la facture. Ce statut est obligatoirement motivé et ne peut être utilisé que pour les motifs prévus par la norme : non-conformité réglementaire non détectée par la plateforme de réception, facture mal adressée ou non-respect de conditions contractuelles empêchant le traitement de la facture, dans les limites prévues par la norme. Il ne doit pas être utilisé pour un simple litige commercial. »

Il poursuit : « Lorsqu'un refus est émis par l'acheteur, le vendeur doit d'abord en analyser le motif. Si le refus révèle une erreur entrant dans les motifs prévus par la norme, il corrige la situation et procède, lorsque cela est nécessaire, à une nouvelle émission par le circuit électronique attendu. Cette nouvelle facture doit comporter un nouveau numéro afin d'éviter toute confusion avec la facture refusée et tout rejet lié à la réutilisation du même numéro. »

Il poursuit : « Si le refus est fondé et accepté par le vendeur, celui-ci traite les conséquences du refus dans ses propres systèmes. Selon les cas, cela peut conduire à neutraliser les effets de la facture refusée dans ses traitements internes, le cas échéant par un avoir interne, à procéder à un remboursement ou à régulariser la situation dans une facture ultérieure lorsque ce mode de traitement est adapté. »

Il poursuit : « Lorsque le vendeur conteste le refus, il ne doit pas créer automatiquement une nouvelle facture, un avoir interne ou un avoir transmis au seul motif qu'un statut « refusée » a été posé. Il doit instruire le désaccord avec l'acheteur, conserver les éléments justifiant sa position et documenter la suite donnée : maintien de la facture, correction de la situation, remboursement, émission d'une nouvelle facture, neutralisation interne ou régularisation ultérieure. »

Il poursuit : « Le statut « refusée » ne tranche pas le différend entre les parties. Il ne remplace pas les mécanismes contractuels de contestation, de médiation, d'arbitrage ou le recours devant le juge. Lorsque les parties conviennent finalement de maintenir la facture initialement refusée, elles doivent pouvoir justifier ce maintien, notamment en cas d'écart entre les données issues du cycle de vie, le pré-remplissage de TVA et les déclarations effectivement déposées. »

13. « Que faire si une plateforme, la mienne ou celle de mon client, est temporairement indisponible ? »

Le guide répond : « Une indisponibilité temporaire de plateforme ne doit pas interrompre l'activité économique. Elle doit être traitée comme un incident de démarrage ou d'exploitation, à documenter et à régulariser. »

Il poursuit : « L'entreprise doit d'abord vérifier l'origine de la difficulté : indisponibilité de sa propre plateforme, indisponibilité de la plateforme du destinataire, incident de raccordement, difficulté de transmission ou anomalie liée à un prestataire technique. Elle doit conserver les éléments permettant d'établir cette indisponibilité : message d'erreur, notification de la plateforme, ticket support, horodatage, échanges avec le prestataire. »

Il poursuit : « Lorsque l'émission électronique ne peut pas être réalisée immédiatement en raison de l'indisponibilité d'une plateforme et que la facture doit être transmise pour éviter un blocage d'activité ou de trésorerie, l'entreprise peut utiliser un canal alternatif afin de porter la facture à la connaissance du client. »

Il poursuit : « Cette transmission permet d'assurer la continuité de la relation commerciale. Elle ne doit pas être analysée comme une nouvelle facture distincte lorsqu'elle se rattache à la même opération. Pour les entreprises soumises à l'obligation d'émission électronique, elle doit être suivie, dès que l'incident est résolu, d'une transmission électronique de la même facture ou d'une régularisation dans les meilleurs délais. Une attention particulière doit être portée à l'absence de doublons : la même facture ne doit pas être payée, comptabilisée ou déclarée deux fois. »

14. « Puis-je utiliser un autre canal de facturation pour éviter un blocage d'activité ou de trésorerie, et dois-je ensuite régulariser ? »

Le guide répond : « Lorsque le circuit électronique attendu ne peut pas être utilisé immédiatement, la transmission par un canal alternatif peut permettre d'assurer la continuité du traitement de la facture, notamment pour éviter un blocage d'activité ou de trésorerie. Il peut s'agir, selon les pratiques existantes entre les parties, d'un envoi par courriel, d'un PDF, d'un portail client, d'un échange EDI déjà utilisé, ou d'un autre canal permettant au client de disposer des informations nécessaires au traitement de la facture. »

Il poursuit : « Cette transmission ne doit pas être analysée comme une nouvelle facture si elle se rattache à une facture déjà émise ou destinée à être transmise par le circuit électronique. Elle doit être identifiée comme une transmission nécessaire à la continuité, permettant au client de traiter l'opération de façon dérogatoire. »

Il poursuit : « Pour les entreprises déjà soumises à l'obligation d'émission électronique, il est possible de transmettre électroniquement la même facture ou d'organiser la régularisation de cette facture dans les meilleurs délais. La régularisation vise notamment à permettre la transmission des données attendues à l'administration. En tout état de cause, il est important d'être capable de démontrer qu'une trajectoire active de mise en conformité est engagée et poursuivie, notamment lorsque la facture n'est pas régularisée électroniquement. »

Il poursuit : « L'envoi par un canal alternatif ne doit pas devenir habituel lorsque le flux électronique fonctionne. Un canal alternatif ne doit être utilisé que lorsque la continuité du traitement le justifie, notamment lorsque les statuts disponibles ne permettent pas d'établir que la facture a bien été transmise ou mise à disposition du destinataire. Les règles relatives à l'identification du double, au duplicata et à la prévention des doublons sont précisées à la réponse 15. »

Il poursuit : « L'entreprise conserve les éléments permettant d'expliquer la situation : difficulté rencontrée, mode de transmission utilisé, échanges avec le client et modalités de régularisation retenues. »

15. « Comment éviter les doubles paiements, les doubles comptabilisations ou les doubles déclarations en cas de réémission ou de régularisation ? »

Le guide répond : « La régularisation d'une facture ne doit pas créer de doublon. Une même opération ne doit pas donner lieu à deux paiements, deux comptabilisations ou deux transmissions déclaratives comme s'il s'agissait de deux opérations distinctes. Le principe est simple : lorsqu'un flux électronique fonctionne, il ne faut pas adresser systématiquement un double par mail, PDF ou portail client. Ce double peut créer une difficulté pour le destinataire, qui devra rapprocher plusieurs documents correspondant à la même opération et éviter lui-même une double mise en paiement ou une double comptabilisation. L'entreprise doit donc piloter les envois complémentaires à partir des statuts disponibles. Lorsque les statuts montrent que la facture n'a pas pu être transmise, qu'elle a été rejetée, qu'elle n'a pas été routée ou qu'elle n'est pas accessible au destinataire, l'envoi d'un double peut être utile pour assurer la continuité du traitement. Lorsque les statuts confirment que la facture a bien été transmise et mise à disposition, l'envoi d'un double par un autre canal doit, sauf besoin particulier, être évité. Lorsqu'un double est transmis, il doit être clairement rattaché à la facture initiale. En pratique, il est possible de l'identifier par une mention de type “duplicata”, “copie” ou “copie de continuité”. Cette identification peut figurer sur le document lui-même ou, lorsque cela n'est pas immédiatement possible, dans les informations d'accompagnement transmises au client : numéro de facture, date, montant, canal initial, motif de l'envoi et indication qu'il ne s'agit pas d'une nouvelle facture à traiter séparément. Pendant la phase de démarrage, l'absence d'une mention explicite sur le document ne donnera pas lieu à sanction si l'entreprise peut démontrer que cette mention aurait supposé un développement spécifique, que le document est clairement rattaché à la facture initiale par d'autres éléments et que les mesures prises ont permis d'éviter les doubles paiements, doubles comptabilisations, doubles déductions ou doubles déclarations. La même vigilance s'applique lorsqu'il y a une régularisation : la transmission électronique de la même facture ou la correction d'un flux rejeté ne doit pas être enregistrée comme une nouvelle opération lorsqu'elle correspond à une facture déjà transmise pour la même livraison ou prestation. »

16. « Quels éléments dois-je conserver pour démontrer que j'ai tenté d'émettre correctement mes factures électroniques ? »

Le guide répond : « Pour démontrer qu'elle a effectivement cherché à appliquer le circuit électronique attendu, l'entreprise doit conserver les éléments permettant d'établir que les difficultés rencontrées ne résultent pas d'une absence de démarche de sa part. »

Il poursuit : « Ces éléments peuvent notamment porter sur l'opération facturée, la tentative d'émission électronique, les statuts ou messages reçus, les échanges avec la plateforme, l'éditeur, l'expert-comptable, le prestataire ou le client, ainsi que sur le suivi des copies de continuité et de la régularisation. Lorsque la difficulté concerne un périmètre ou un flux non encore stabilisé, le plan interne de correction fait également partie des éléments utiles. Ces éléments sont à rapprocher de la trajectoire de conformité décrite à la réponse 27. »

Il poursuit : « L'objectif est de permettre à l'entreprise de démontrer qu'elle agit de bonne foi, qu'elle a engagé une trajectoire sérieuse de mise en conformité et qu'elle n'utilise pas les difficultés de démarrage pour se soustraire durablement à ses obligations. »

Ce que cette page ne traite pas

Cette page cite le guide sans le résumer ni l'appliquer à votre situation. Le diagnostic ne traite pas les incidents ni les difficultés de démarrage.

• La page Le guide de démarrage de l'administration cite son préambule et mène aux autres questions.
• La page Émettre une facture électronique cite les textes sur ce sujet.
• La page Le calendrier cite les textes sur ce sujet.