« Assurer la réception des factures et la continuité des paiements » : les questions 1 à 6 du guide de démarrage de l'administration

1. « Je n'ai pas encore désigné de plateforme agréée pour recevoir mes factures : que dois-je faire ? »

Le guide répond : « À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées par la réforme doivent avoir la capacité de recevoir des factures électroniques. La réception des factures électroniques s'effectue par l'intermédiaire d'une plateforme agréée. L'entreprise qui n'a pas encore désigné de plateforme doit donc engager cette démarche sans attendre, directement auprès d'une plateforme agréée ou par l'intermédiaire de sa solution habituelle : logiciel de gestion, logiciel de comptabilité, expert-comptable, banque ou autre prestataire. »

Il poursuit : « Cette situation ne doit pas conduire l'entreprise à interrompre son activité, à refuser le traitement des factures reçues ou à bloquer les paiements. En revanche, elle doit être corrigée rapidement. L'entreprise doit pouvoir démontrer qu'elle a engagé les démarches nécessaires pour entrer dans le dispositif. »

Il poursuit : « En pratique, l'entreprise doit identifier la solution par laquelle elle souhaite recevoir ses factures, vérifier que cette solution permet bien le recours à une plateforme agréée, organiser avec son prestataire le raccordement ou la désignation de sa plateforme de réception et conserver les échanges montrant que la démarche est engagée. »

Il donne ces références : « l'article 289 bis du Code général des Impôts (CGI) prévoit que l'émission, la transmission et la réception des factures électroniques s'effectuent en recourant à une plateforme agréée. L'administration rappelle que l'obligation de réception est généralisée au 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises concernées par la réforme. »

2. « Je reçois une facture électronique, mais mon logiciel ou mon organisation interne ne me permet pas encore de la traiter correctement : que dois-je faire ? »

Le guide répond : « La facture électronique reçue doit être traitée dans les meilleures conditions possibles. Une difficulté interne d'organisation, de paramétrage ou d'intégration informatique ne doit pas conduire à interrompre le traitement de la facture, à retarder artificiellement son paiement ou à désorganiser la relation commerciale. L'entreprise identifie d'abord la difficulté rencontrée : impossibilité d'intégration automatique, difficulté de lecture, anomalie de paramétrage, processus interne non encore finalisé, difficulté avec le logiciel comptable ou l'outil de gestion. Elle doit ensuite se rapprocher de son prestataire, de son éditeur, de son expert-comptable ou de sa plateforme afin de corriger la situation. Pendant cette phase, l'entreprise peut mettre en place des modalités internes transitoires de traitement, à condition de conserver une traçabilité suffisante, notamment par les échanges relatifs aux factures concernées et la précision de la difficulté en question. L'objectif est simple : poursuivre l'activité, traiter les factures, éviter les ruptures de paiement et corriger progressivement les difficultés rencontrées. L'entreprise conserve les éléments permettant d'établir la date de réception de la facture, la difficulté rencontrée, les démarches engagées auprès de son prestataire ou de sa plateforme, ainsi que les modalités transitoires retenues pour traiter la facture dans l'attente du retour à un fonctionnement normal. »

3. « Je reçois une facture par mail, PDF ou papier après le 1er septembre 2026 : puis-je la traiter, la payer et déduire la TVA ? »

Le guide répond : « Oui. Une facture reçue par mail, PDF ou papier ne doit pas être écartée au seul motif qu'elle n'a pas été transmise par le circuit électronique attendu, lorsqu'elle correspond à une opération réelle et comporte les éléments nécessaires à son traitement. La réforme modifie les modalités de transmission des factures entre entreprises. Elle ne modifie pas les règles de fond relatives à l'existence de l'opération, à la dette commerciale, au paiement, à la comptabilisation de la facture ou au droit à déduction de la TVA. Le destinataire doit donc apprécier la facture au regard des règles habituelles : réalité de l'opération, identification du fournisseur et du client, mentions nécessaires, montant, TVA le cas échéant et conditions contractuelles de paiement. S'agissant de la TVA, le seul fait qu'une facture ne soit pas transmise par le circuit électronique attendu ne prive pas automatiquement l'entreprise de son droit à déduction. Le droit à déduction demeure apprécié au regard des conditions de fond et de forme applicables. Il convient toutefois de distinguer les effets propres de la facture et le respect de l'obligation spécifique de transmission électronique. Lorsque le fournisseur est soumis à l'obligation d'émission électronique et que la facture aurait dû être transmise par le circuit prévu par la réforme, il peut être invité à transmettre ou à régulariser cette même facture par ce même circuit. Cette demande n'est pas obligatoire au démarrage de la réforme et ne constitue pas une condition de validité, de traitement, de paiement ou de déduction de la facture reçue par un autre canal. La régularisation vise à replacer la même facture dans le circuit électronique attendu, notamment pour permettre la transmission des données à l'administration. Elle doit être organisée sans créer de double paiement, de double comptabilisation ou de double déduction de TVA. »

Il donne ces références : « l'article 289 bis du Code général des impôts (CGI) fixe le principe du recours à une plateforme agréée pour la réception des factures électroniques. Le droit à déduction de la TVA est prévu par l'article 271 du CGI. Les mentions obligatoires des factures sont précisées notamment à l'article 242 nonies A de l'annexe II au CGI. »

4. « Dois-je demander à mon fournisseur de régulariser l'envoi d'une facture qui ne m'est pas parvenue par le circuit électronique attendu ? »

Le guide répond : « Lorsque le fournisseur est soumis à l'obligation d'émission électronique et que la facture aurait dû être transmise par le circuit prévu par la réforme, le destinataire peut utilement lui demander de transmettre ou de régulariser la même facture par ce circuit. Cette demande n'est pas obligatoire et ne constitue pas une condition de validité, de traitement ou de paiement de la facture reçue par un autre canal. La facture reçue peut être utilisée pour assurer la continuité de l'activité, du traitement comptable et du paiement, sous réserve qu'elle corresponde à une opération réelle et qu'elle comporte les informations nécessaires. La demande de régularisation vise à permettre le respect de l'obligation spécifique de transmission électronique et la transmission des données attendues à l'administration. Elle ne doit pas être utilisée pour bloquer la relation commerciale ou différer artificiellement un paiement dû. En pratique, la demande au fournisseur doit rester simple et traçable. Elle peut indiquer que la facture a été reçue par un autre canal, qu'elle sera traitée pour éviter tout blocage, mais qu'une transmission ou une régularisation de la même facture par le circuit électronique attendu est souhaitée lorsque le fournisseur y est légalement tenu. La régularisation doit être organisée avec vigilance pour éviter les doublons. Il convient en particulier d'identifier clairement la facture concernée : numéro de facture, date, montant, fournisseur, client et canal initial de réception. »

5. « Que faire si je reçois la même facture par plusieurs canaux ? »

Le guide répond : « Le destinataire doit éviter tout double traitement. Une même facture ne doit pas donner lieu à un double paiement, une double comptabilisation ou une double déduction de TVA. La réception d'une même facture par plusieurs canaux ne doit pas conduire à bloquer automatiquement son traitement. Elle doit d'abord être analysée comme une situation de rapprochement. L'objectif est d'identifier s'il s'agit bien d'une seule et même facture reçue plusieurs fois, puis de poursuivre le traitement sur cette base. L'entreprise doit comparer les principaux éléments des documents reçus : numéro de facture, fournisseur, client, date, montant hors taxe, montant de TVA, montant toutes taxes comprises et, lorsqu'ils existent, statuts de traitement associés au flux électronique. Lorsque ces éléments concordent, il s'agit normalement d'une même facture transmise par plusieurs canaux. Dans ce cas, l'entreprise doit désigner une facture de référence dans son système de traitement, poursuivre le circuit de validation ou de paiement sur cette seule base, et marquer les autres exemplaires comme copies, doublons ou duplicatas. Il ne s'agit pas de refuser la facture, mais d'éviter qu'elle soit traitée plusieurs fois. Lorsque l'origine du double envoi est liée à une régularisation, à une transmission non électronique, ou à un incident de démarrage, l'entreprise conserve simplement la trace du rapprochement effectué. Cette trace doit permettre de comprendre pourquoi plusieurs exemplaires ont été reçus et de démontrer qu'une seule opération a été comptabilisée, payée et, le cas échéant, déduite au titre de la TVA. En cas de doute sérieux sur le fait qu'il s'agisse bien de la même facture, l'entreprise doit se rapprocher du fournisseur ou de sa plateforme pour clarifier la situation. Ce doute ne doit pas conduire à bloquer l'ensemble du processus : il doit être circonscrit à la facture concernée et traité sans délai. »

6. « Quels éléments dois-je conserver pour justifier le traitement d'une facture reçue dans des conditions dégradées ? »

Le guide répond : « L'entreprise doit conserver les éléments permettant de comprendre la situation rencontrée et de démontrer sa bonne foi. Cette documentation est particulièrement importante pendant la phase de démarrage. »

Il poursuit : « Les éléments utiles sont ceux qui permettent d'identifier l'opération, de comprendre la difficulté rencontrée et de démontrer les démarches engagées. Il peut notamment s'agir de la facture reçue, des documents commerciaux associés, des échanges avec le fournisseur, la plateforme, l'éditeur, l'expert-comptable ou le prestataire concerné, des preuves d'incident ou de rejet, ainsi que des éléments permettant d'éviter les doublons en cas de régularisation ultérieure. L'objectif n'est pas de créer une charge administrative supplémentaire. Il s'agit de pouvoir démontrer, en cas de demande de l'administration, que l'entreprise n'a pas ignoré ses obligations, qu'elle a traité les factures de manière prudente, et qu'elle a engagé les démarches nécessaires pour revenir au circuit attendu. »

Ce que cette page ne traite pas

Cette page cite le guide sans le résumer ni l'appliquer à votre situation. Le diagnostic ne traite pas les incidents ni les difficultés de démarrage.

• La page Le guide de démarrage de l'administration cite son préambule et mène aux autres questions.
• La page Recevoir des factures électroniques cite les textes sur ce sujet.
• La page Choisir sa plateforme agréée cite les textes sur ce sujet.