Note de frais de restaurant : ce que l'administration en écrit

Ticket, note ou facture : le rappel de la fiche

Dans un encadré « Rappel », la fiche n° 12 de l'administration (mise à jour juin 2026) écrit : « Les tolérances demeurent inchangées : - Pour les transactions avec des particuliers, l'émission d'un ticket ou d'une note est notamment obligatoire si : • le montant est supérieur à 25 € (TVA incluse), • le client en fait la demande quel que soit le montant. - Pour les notes de restaurant dont le montant est inférieur à 150 € HT, un ticket de caisse mentionnant le taux et le montant de la TVA, le montant HT et le montant TTC est nécessaire pour exercer le droit à déduction. La déduction de la TVA figurant sur le document remis est également subordonnée à la mention, par le client, de son identification complète sur la partie prévue à cet effet. Elle s'entend de sa raison sociale et de son adresse ou du lieu de son siège social. Dès que le montant de la note dépasse le montant de 150 € HT, une facture comportant toutes les mentions est obligatoire. »

Au mot « tolérances », la fiche attache une note, qui renvoie (« Cf. ») à la version du 25 septembre 2019 d'un texte du Bulletin officiel des finances publiques, le BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20 ; l'appel de la note n'est pas reproduit dans la citation. Ce texte a une version publiée le 19 janvier 2022 : c'est elle que cette page cite, lue le 10 octobre 2026.

Le Bulletin officiel (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20, version publiée le 19 janvier 2022), sous le titre « B. Secteur de la restauration », écrit à son paragraphe 130 : « Afin de tenir compte des spécificités de fonctionnement du secteur de la restauration, il est admis que les éléments d'identification du client ne soient pas mentionnés par l'entreprise qui émet la facture, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé à cet effet sur le document remis. » et à son paragraphe 140 : « Il est toutefois précisé que cette mesure d'assouplissement ne s'applique qu'aux factures dont le montant total hors taxe est inférieur ou égal à 150 euros. En conséquence, les notes de restaurant dont le montant hors taxes excéderait ce seuil doivent comporter l'ensemble des mentions obligatoires prévues au I de l'article 242 nonies A de l'annexe II au CGI. »

La fiche écrit « inférieur à 150 € HT » ; le Bulletin officiel écrit « inférieur ou égal à 150 euros ». La fiche écrit aussi, dans d'autres passages de cette page, « Dès que le montant de la note dépasse le montant de 150 € HT » et « jusqu'à 150 € HT » ; le Bulletin officiel écrit aussi « excéderait ce seuil ». Cette page met ces formulations côte à côte et ne dit pas laquelle vaut pour une note de 150 € HT exactement.

Le seuil de 25 € que la fiche donne concerne les transactions avec des particuliers ; cette page ne l'a vérifié dans aucun texte.

La fiche poursuit : « S'agissant des notes de restaurant, on distingue trois cas : »

Premier cas : le repas payé sans dire qu'il est professionnel

Sous l'intertitre « 1. Le collaborateur (ou le chef d'entreprise) n'indique pas qu'il se restaure à titre professionnel », la fiche écrit : « Comme il ne spécifie pas qu'il a besoin d'une facture libellée au nom de l'entreprise, il est considéré par le restaurateur comme un particulier (ou non-assujetti). Le collaborateur règle le repas (sur ses deniers personnels) et demande l'émission d'un ticket de caisse pour conserver une trace de la transaction et disposer d'une pièce justificative à joindre à sa note de frais pour être remboursé par son entreprise. Cette opération, réalisée entre le restaurateur (assujetti) et le collaborateur (non-assujetti), ne relève pas de l'obligation de facturation électronique mais des obligations de transmission à l'administration des données de transaction (e-reporting de transaction) et des données de paiement (e-reporting de paiement). L'entreprise du collaborateur conserve la possibilité de régulariser la situation en demandant a posteriori au restaurateur la transmission d'une facture électronique. »

Dans un encadré titré « La prise en compte du repas du collaborateur dans la comptabilité de l'entreprise », elle ajoute : « Le collaborateur demandera certainement le remboursement du repas en joignant à sa note de frais le justificatif obtenu du restaurant. Si la charge est justifiée, la déduction en comptabilité de ces frais de repas par l'entreprise sera admise mais, comme c'est déjà le cas aujourd'hui, il existe un risque de non déductibilité et de non récupération de la TVA afférente. En effet, l'émission d'une facture étant obligatoire dans le cadre d'une transaction entre deux professionnels assujettis à la TVA, le ticket de caisse remis au collaborateur n'est pas une pièce justificative suffisante pour permettre la déductibilité de la TVA. Néanmoins, pour les seules activités de restauration, la doctrine prévoit une mesure de bienveillance concernant la déductibilité de la TVA pour les factures de faible montant jusqu'à 150 € HT. »

Deuxième cas : une facture au nom de l'entreprise

Sous l'intertitre « 2. Le collaborateur demande une facture libellée au nom de son entreprise », la fiche écrit : « Ce cas s'applique également si l'entreprise dispose d'un compte client auprès du restaurant ou si le collaborateur utilise une solution de paiement « entreprise » (par exemple une carte d'achat) lui permettant de ne pas avancer les frais. Il s'agit d'une transaction domestique entre deux assujettis à la TVA : le restaurateur et l'entreprise. Le restaurateur a l'obligation d'émettre une facture électronique à destination de l'entreprise. À cette fin, le collaborateur doit communiquer au restaurateur l'adresse de facturation électronique de l'entreprise (a minima le SIREN ou SIRET). L'entreprise reçoit, par l'intermédiaire de sa plateforme agréée, la facture électronique émise par le restaurateur avec le statut « encaissé » car comme aujourd'hui, le collaborateur ne pourra pas quitter le restaurant sans payer. Si la charge est justifiée, la déduction en comptabilité des frais de repas par l'entreprise sera admise tout comme la déductibilité de la TVA afférente. La réforme ne modifie ni les règles comptables, ni les règles fiscales. »

Dans un encadré « Bon à savoir », elle ajoute : « Si le collaborateur a fait l'avance de frais du repas, l'entreprise lui remboursera. Cette transaction nécessitera donc un traitement comptable particulier et l'entreprise devra veiller au risque de double comptabilisation de la facture électronique et de la pièce justificative éventuellement fournie à l'appui de la note de frais du collaborateur. Sur le plan technique, lorsque le payeur est un collaborateur, la transmission des données personnelles (nom, prénom) sera proscrite (question de conformité RGPD). Un code ID ou immatriculation salarié interne à l'entreprise sera renseigné sur la note de frais, permettant ainsi de rapprocher le collaborateur au sein de l'entreprise. »

Troisième cas : la facture demandée après coup

Sous l'intertitre « 3. Le collaborateur n'a pas demandé au restaurateur de facture libellée au nom de l'entreprise au moment du paiement mais en fait la demande a posteriori », la fiche écrit : « Le collaborateur n'ayant pas demandé au restaurateur une facture libellée au nom de l'entreprise, le restaurateur l'a considéré comme un non-assujetti et a pris en compte l'opération dans son e-reporting de transactions et de paiement. Pour autant, l'entreprise souhaite, a posteriori, disposer d'une facture électronique notamment pour permettre la déduction de la TVA correspondante. Le restaurateur pourra a posteriori émettre une facture électronique à destination de l'entreprise par l'intermédiaire de sa plateforme agréée. Cependant, afin de neutraliser la double prise en compte par l'administration de la base HT et de la TVA, cette facture électronique mentionnera « TVA déjà collectée » dans le cadre de facturation correspondant, car la TVA collectée a déjà été prise en compte dans le e-reporting initial. »

Dans un encadré « Attention », elle ajoute : « Le restaurateur devra veiller à ne pas comptabiliser deux fois la vente (une fois au travers de la comptabilisation du ticket Z de la journée et une fois du fait de la comptabilisation de la facture électronique). »

Ce que cette page ne dit pas

Au titre de la fiche est attachée une note : « Cas d'usage n°28 de la norme AFNOR FE – XP Z12-014 : cas d'usage B2B applicables dans le cadre la réforme facture électronique en France », suivie d'une adresse de la boutique de l'AFNOR, que cette page ne reprend pas. « dans le cadre la réforme » : écrit ainsi dans la fiche. Cette page n'a pas lu cette norme et n'en reprend aucun passage.

La fiche ne parle que des notes de restaurant ; cette page ne dit rien des autres frais (transport, hébergement, carburant). Elle ne dit pas non plus ce qui est déductible dans votre situation : elle cite, elle ne tranche pas.

Sur la transmission de données à l'administration, que la fiche appelle « e-reporting » : Particuliers et étranger. Sur la réception des factures par l'entreprise : Recevoir des factures électroniques. Sur les mentions des factures : Nouvelles mentions. Pour ce que la réforme vous demande, et quand : faire le diagnostic.

Sur les tickets de péage et de parking : Tickets de péage, de parking.