Comment faire une facture : la définition et les trois étapes, dans les mots de Service Public

Définition d'une facture : qu'est-ce qu'une facture, à quoi sert-elle, qui peut l'émettre

La fiche « Tout savoir sur la facturation » de Service Public (vérifiée le 7 août 2026, lue le 8 octobre 2026) écrit : « La facture fait partie des différents documents commerciaux d'une entreprise, parmi lesquels figurent notamment le devis et les conditions générales de vente (CGV). »

« La facture est un document établi par un vendeur ou un prestataire de services à son client à la suite de la vente d'un bien ou de la réalisation d'une prestation de services. Elle détaille notamment les biens ou services vendus, leur prix, les conditions de paiement et, le cas échéant, la TVA applicable. »

« Elle se distingue donc du devis, qui est un document prévisionnel proposant un prix avant la réalisation d'une vente ou d'une prestation de services. Le devis n'engage les parties qu'une fois accepté. »

Sous l'intertitre « À quoi sert une facture ? », la fiche écrit :

« La facture remplit plusieurs fonctions : »

• « Commerciale : elle permet de détailler le montant à payer, l'acheteur, les modalités de paiement ou encore le taux de TVA applicable. »
• « Juridique : la facture constitue un élément de preuve d'un contrat de vente ou de prestation réalisé entre deux parties. Elle permet à un vendeur de prouver son droit d'exiger le paiement d'une somme d'argent (quittance de loyer par exemple). La facture peut donc être utilisée en cas de litige (non-paiement ou contestation d'une somme d'argent) devant un tribunal. »
• « Fiscale : elle permet de collecter et déduire la TVA et est exigée en cas de contrôle fiscal. »
• « Comptable : elle sert de justificatif comptable de l'entreprise : elle est nécessaire pour l'établissement des comptes annuels d'une société. »

Sous la mention « À savoir » : « La facture peut aussi être appelée note (émise au profit d'un particulier), quittance (émise après le paiement) ou encore note d'honoraires (émise par un professionnel libéral). »

Sous l'intertitre « Qui peut émettre une facture ? », la fiche écrit :

« En principe, la facture est émise par le vendeur de biens ou le prestataire de services. »

« Dans certaines situations, la facture peut être émise par une autre personne : »

• « Lorsque le vendeur ou le prestataire est établi en dehors de l'Union européenne (UE), la facture doit être délivrée par son représentant fiscal. L'entreprise peut tout de même décider d'émettre sa facture elle-même à condition qu'elle y indique le nom, l'adresse et le numéro d'identification de son représentant fiscal. »
• « Le vendeur ou le prestataire autorise son client (auto-facturation) ou un tiers (sous-traitance de la facturation) à facturer pour son compte par un mandat de facturation. »

Sous la mention « À noter » : « Lorsque la facture est rédigée en langue étrangère, il peut être exigé une traduction certifiée. »

La fiche comporte aussi une partie « Quel est le format d'une facture ? », que cette page ne reprend pas ici : Les formats : ce que les textes écrivent.

Faut-il faire une facture ? Client professionnel, particulier, prestation de services

La même fiche, sous le titre « Est-il obligatoire d'émettre une facture ? », écrit : « L'obligation d'émettre une facture dépend de la nature du client de l'entreprise (professionnel, particulier ou entité publique) : »

Sous l'intertitre « Le client est professionnel », la fiche écrit :

« Lorsque la transaction effectuée se fait entre deux professionnels, une facture doit obligatoirement être émise pour chaque vente de bien ou prestation de services. »

« Lorsque l'opération est soumise à l'obligation de facturation électronique, la facture est émise sous format électronique, selon les modalités prévues par la réglementation. Dans les autres cas, elle peut être établie sous un autre format autorisé : format papier, format numérique (e-mail, PDF, etc.). »

« Cette facture doit habituellement être émise au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services. »

Sous la mention « Exemple » : « Un fournisseur livre du matériel à une entreprise du secteur BTP. Le fournisseur doit donc émettre une facture au moment de la livraison, même si le paiement est prévu plus tard. »

« Toutefois, la facture peut être émise à une autre échéance dans les situations suivantes : »

• « Pour une livraison de biens exonérée de TVA, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la livraison a eu lieu »
• « Pour une prestation de services dont la TVA doit être versée par le client, alors la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la prestation a été réalisée »

« Pour plus d'informations, consultez notre fiche sur les dates d'exigibilité de la TVA. »

Sous la mention « À noter » : « Lorsque l'entreprise réalise plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes pour le compte d'un même client, la facture récapitulative peut être émise au plus tard à la fin du mois au cours duquel les livraisons ou prestations ont été réalisées. Cette possibilité ne concerne que les opérations pour lesquelles la TVA est exigible le mois au cours duquel l'opération a été réalisée. »

Sous l'intertitre « Le client est particulier », la fiche écrit :

« Les règles diffèrent selon qu'il s'agit d'une vente de biens ou d'une prestation de services : »

Sous l'intertitre « 1) Vente de biens », la fiche écrit :

« Lorsqu'une entreprise vend un bien à un particulier, l'émission d'une facture (ou d'une note) est obligatoire uniquement dans les cas suivants : »

• « à la demande du client »
• « pour les ventes à distance »
• « pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA »

« En dehors de ces cas, le vendeur remet généralement un ticket de caisse à l'acheteur. »

Sous la mention « À noter » : « Depuis le 1er août 2023, l'impression systématique du ticket de caisse est interdite, sauf exceptions. Un ticket peut toutefois être remis à la demande du client. »

Sous l'intertitre « 2) Prestation de services », la fiche écrit :

« Lorsqu'une entreprise réalise une prestation de services pour un particulier, une note doit obligatoirement être remise lorsque le montant de la prestation est supérieur à 25 € (TVA comprise). »

« En dessous de ce montant, la remise d'une note est facultative, mais elle devient obligatoire si le client en fait la demande. »

Sous la mention « À noter » : « L'obligation d'émettre une facture ne signifie pas nécessairement qu'elle doit être électronique. »

« Les ventes et prestations de services réalisées au profit d'un particulier ne sont, en principe, pas soumises à l'obligation de facturation électronique. »

Sous l'intertitre « Le client est une entité publique », la fiche écrit :

« Lorsque le client est une administration publique, une facture doit obligatoirement être émise pour chaque vente de bien ou prestation de services. »

« Elle doit habituellement être délivrée au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services. »

« En revanche, la facture peut être émise à une autre échéance dans les situations suivantes : »

• « Pour la livraison de biens exonérée de TVA, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la livraison a eu lieu »
• « Pour une prestation de services dont la TVA doit être versée par le client, alors la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la prestation a été réalisée »

Sous la mention « À noter » : « Lorsque l'entreprise réalise plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes pour le compte d'un même client, la facture peut être émise jusqu'à la fin du mois au cours duquel les livraisons ou prestations ont été réalisées. Cela ne concerne que les livraisons ou prestations pour lesquelles la TVA est exigible le mois au cours duquel l'opération a été réalisée. »

« Les entités publiques ont l'obligation d'émettre et de recevoir des factures électroniques via Chorus Pro : »

Sous la mention « À noter » : « Cela signifie qu'une entreprise titulaire d'un marché public doit demander le paiement de ses prestations en transmettant la facture via la plateforme Chorus Pro. L'entité publique qui est alors acheteur public dispose d'un certain délai pour effectuer le règlement au profit de l'entreprise. »

De cette rubrique de la fiche, cette page ne reprend ni les liens de service, ni les références juridiques ; les titres des onglets sont donnés comme intertitres. Les info-bulles des sigles ne sont pas reprises.

Comment faire une facture : les trois étapes de Service Public

La même fiche, sous le titre « Quelles sont les étapes pour émettre une facture ? », écrit : « Avant d'émettre une facture, il faut d'abord déterminer si l'opération relève de la facturation électronique. Les modalités d'émission de la facture en dépendent. »

Sous l'intertitre « 1 Déterminer le format applicable à la facture », la fiche écrit :

« Le format de la facture (électronique ou papier) dépend de la nature du client auquel elle est adressée : »

Sous l'intertitre « Le client est une entreprise », la fiche écrit :

« Lorsque la facture est adressée à une entreprise établie en France et assujettie à la TVA, elle relève de la facturation électronique. »

« L'obligation d'émettre des factures électroniques s'applique : »

• « à compter du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) »
• « à compter du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises »

Sous la mention « Attention » : « Toutes les entreprises doivent toutefois être en mesure de recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026. »

« La facture est alors émise, transmise, reçue et conservée par l'intermédiaire d'une plateforme agréée ou, le cas échéant, d'une solution compatible raccordée à une plateforme agréée. »

« Pour bien choisir le logiciel de facturation, une liste des plateformes agréées est disponible : »

« Pour en savoir plus sur les entreprises concernées par la facturation électronique, consulter notre fiche “Comment se préparer à l'obligation de facturation électronique ?”. »

Sous l'intertitre « Le client est un particulier », la fiche écrit :

« Les factures adressées à un particulier ne relèvent pas de l'obligation de facturation électronique. »

« Lorsque la facture est à destination d'un client particulier, la facture peut donc être sous format papier ou sous format électronique. »

Sous la mention « À noter » : « Bien qu'elles ne soient pas soumises à la facturation électronique, les entreprises assujetties à la TVA qui réalisent des opérations commerciales avec des particuliers peuvent être tenues de transmettre certaines informations à l'administration fiscale. C'est ce que l'on appelle le e-reporting. »

Sous l'intertitre « Le client est une entité publique », la fiche écrit :

« Depuis 2020, toutes les entreprises doivent désormais émettre des factures électroniques afin d'adresser leurs demandes de paiement, via Chorus pro, pour des contrats conclus avec une entité publique (État, collectivités territoriales et établissements publics) : »

Sous la mention « À noter » : « Cette obligation s'applique à toutes les entreprises concernées par les marchés publics. »

Sous l'intertitre « 2 Émettre la facture au bon moment », la fiche écrit :

« En principe, la facture est émise lors de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services. »

« Cela signifie donc qu'une facture doit être établie par le vendeur ou le prestataire lorsqu'un produit a été remis au client, qu'un service a été effectué ou qu'un accord commercial a été exécuté. C'est le moment où l'engagement devient concret et où le paiement peut donc être demandé au client. »

« Certaines opérations permettent toutefois une émission différée, notamment : »

• « jusqu'au 15 du mois suivant pour certaines livraisons intracommunautaires exonérées de TVA »
• « jusqu'au 15 du mois suivant pour certaines prestations de services B2B dont la TVA est due par le client dans un autre État membre de l'Union européenne »
• « à la fin du mois lorsqu'une facture périodique (ou récapitulative) est autorisée »

« La facture peut également être émise en début de période (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) même si le service est fourni progressivement sur la période. C'est le cas de certains abonnements ou services récurrents, par exemple. »

Sous la mention « Exemple » : « Une entreprise effectue trois livraisons pour le même client en octobre : elle peut émettre une facture unique regroupée au plus tard le 31 octobre, si la TVA est exigible à chaque livraison. »

Sous l'intertitre « 3 Vérifier la conformité de la facture », la fiche écrit :

« Une fois la facture établie, il convient de s'assurer qu'elle respecte les règles applicables. Les modalités diffèrent selon que la facture est émise sous format électronique ou sur un autre support (format papier ou numérique tel qu'un PDF par exemple). »

Sous l'intertitre « Facture électronique », la fiche écrit :

« Pour les opérations soumises à la facturation électronique, la facture est créée et transmise par un logiciel de facturation raccordé à une plateforme agréée. »

« Le logiciel attribue automatiquement un numéro unique à la facture, assure sa conservation et intègre les mentions obligatoires devant être présentes sur une facture. »

Sous la mention « À noter » : « Même si ces opérations sont automatisées, il reste indispensable de vérifier les informations figurant sur la facture (identité du client, montant, TVA, date, numérotation des factures, etc.) avant sa validation. »

Sous l'intertitre « Facture papier ou numérique (PDF, e-mail, etc.) », la fiche écrit :

« Lorsque la facture est établie sur un support papier ou numérique (tel qu'un PDF, un e-mail, etc.), l'entreprise doit elle-même assurer la numérotation de la facture et vérifier qu'elle comporte toutes les mentions obligatoires. »

« Chaque facture doit comporter un numéro unique fondé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Deux factures ne peuvent donc pas porter le même numéro. »

« L'entreprise peut choisir différentes séries de numérotation (par exemple F2023-01-001, 2023-001, etc.). Cela peut être le cas dans les situations suivantes : »

• « Lorsqu'il y a plusieurs sites de facturation, une série par site »
• « Lorsqu'il y a différentes catégories de clients pour lesquelles les règles de facturation ne sont pas identiques : une série par catégorie de clients »
• « Lorsqu'il y a de la sous-traitance de facturation pour certaines factures »

« La facture doit être établie en double exemplaire : l'original est remis au client et le second exemplaire est conservé par l'entreprise. »

Sous la mention « À savoir » : « Le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires et doit figurer sur toutes les pages. Si une facture comporte plusieurs pages, elles doivent être numérotées selon une séquence n/N (n étant le numéro d'ordre des pages et N le nombre total des pages constituant la facture). »

« Afin d'éviter de commettre des erreurs, il est possible d'utiliser un logiciel de facturation pour créer des factures en ligne. »

« Pour bien choisir le logiciel de facturation, une liste des plateformes agréées est disponible : »

De cette rubrique de la fiche, cette page ne reprend ni les liens de service, ni les références juridiques ; les titres des onglets sont donnés comme intertitres. Les info-bulles des sigles ne sont pas reprises.

Ce que cette page ne dit pas

Cette page ne fournit ni modèle de facture, ni fichier à télécharger, ni mode d'emploi d'un logiciel : elle cite la fiche de Service Public, à sa date. Elle ne dit pas ce qui vaut pour votre cas.

La fiche comporte d'autres rubriques, que cette page ne reprend pas : « Entrée en vigueur de la facturation électronique », « Quelles sont les mentions obligatoires d'une facture ? », « Quel est le délai de conservation d'une facture ? », « Comment annuler ou rectifier une facture ? », « Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des règles de facturation ? ».

Les mentions à porter sur une facture : Nouvelles mentions. Facturation électronique : faire le diagnostic.